Ormai l’espressione smart working è entrata nel nostro gergo comune, anche se non tutti conoscono la differenza precisa tra smart working e telelavoro. E soprattutto non tutti coloro che lavorano sfruttando queste nuove modalità sanno bene come organizzare bene il proprio lavoro per essere più produttivi e per bilanciare correttamente l’attività lavorativa ed il resto della propria giornata. In questo articolo vedremo insieme cinque consigli fondamentali per gestire al meglio il tuo smart working e per ognuno di essi vedremo quali strumenti informatici ti possono essere d’aiuto.
Piccola premessa: smart working vs telelavoro
Giusto per smarcare sinteticamente questo punto: il telelavoro identifica precisamente la postazione alternativa rispetto alla sede aziendale; anche l’orario di lavoro è precisamente regolamentato. Nello smart working (anche detto lavoro agile) la sede non è definita e può quindi variare, mentre l’orario di lavoro è autodeterminato: l’importante è raggiungere gli obiettivi che ci vengono assegnati.
Lo smart working d’emergenza che stiamo sperimentando in questi mesi di COVID è in realtà più simile ad un telelavoro; d’altra parte, la tua abitazione può essere comunque la sede più comoda per praticare lo smart working, se disponi di spazi adeguati e della necessaria tranquillità.
Uno strumento per ogni cosa
Al giorno d’oggi per ogni attività possiamo individuare molte app o software che ci possano fornire un valido supporto, quindi scegliere quelle giuste potrebbe rivelarsi un problema, perché andrebbero valutate tutte le possibili alternative per arrivare a scegliere le migliori per noi. Inoltre, le app così individuate potrebbero non integrarsi l’una con l’altra, creandoci un ulteriore problema dovuto all’utilizzo di strumenti separati e disomogenei. Infine ci sono app perfette per l’uso personale, che però non si prestano ad un uso aziendale diffuso.
Per questi motivi l’approccio che proponiamo prende in considerazione una piattaforma che raccoglie tutti gli strumenti necessari, integrati tra di loro funzionalmente e a livello di interfaccia grafica. Una piattaforma che fornisce un unico punto di accesso web a tutti gli strumenti che offre, consentendoti di utilizzarli anche in cloud oppure dal tuo smartphone, così da averli disponibili in ogni momento e in ogni luogo, aspetto fondamentale se sei uno smart worker (ma utile anche se non lo sei). Infine tutto è pensato per funzionare efficientemente all’interno di un’organizzazione, anche di grandi dimensioni.
Questa piattaforma si chiama Microsoft Office 365 (o Microsoft 365, com’è stata recentemente ribattezzata) e vedremo quali sono i principali strumenti che ti offre per aiutarti a superare le sfide del lavoro smart.
Ma passiamo alla rassegna dei cinque consigli essenziali per gli smart workers!
Consiglio NR.1: definisci e organizza il tuo spazio di lavoro
Quando lavori in un ambiente domestico, che non nasce originariamente per il lavoro, il primo fattore importante di cui devi tener conto è il tuo benessere fisico. Se agli inizi potrebbe sembrare una buona idea quella di utilizzare una sedia presa in prestito dalla cucina o dal salotto, alla lunga ti accorgerai quanto sia importante avere una sedia ergonomica da ufficio che ti risparmierà dolori e fastidi alla schiena. Solo con una buona sedia riuscirai a mantenere una buona postura anche dopo ore passate al computer, fondamentale sia dal punto di vista del benessere fisico che della produttività.
Non tutti dispongono di una stanza da utilizzare come ufficio, che ovviamente sarebbe l’ideale, ma se possibile ti conviene scegliere un locale diverso da quelli utilizzati più frequentemente, in modo che il tuo cervello possa distinguere meglio i due differenti ambiti: in questo modo si metterà automaticamente nel giusto assetto quando sarai al lavoro. Ti assicuro che si tratta di un aspetto che garantisce grandi risultati in termini di produttività e concentrazione. Per rafforzare questo importante condizionamento mentale, ti consiglio anche di creare attorno alla tua postazione uno spazio ordinato, circondandoti solo di cose utili al lavoro che devi svolgere.
Un ulteriore vantaggio nello scegliere un locale poco frequentato è che subirai meno distrazioni (ed interruzioni) da parte dei famigliari o di loro eventuali ospiti.
A proposito di distrazioni: una delle principali cause di perdita di focus sono le notifiche, siano esse provenienti dal pc o dallo smartphone. Basta un rapido check a un messaggio o una e-mail da leggere per interrompere in modo devastante la tua concentrazione; ancora peggiore il caso in cui il messaggio apre nella tua mente un cosiddetto “open loop”, bloccando in modo permanente una parte delle tue risorse su temi e problemi che nulla hanno a che fare con l’attività che hanno interrotto.
Per evitare questo insidioso problema, occorre molta disciplina: una buona idea sarebbe quella di disattivare le notifiche ed impostare il tuo client di posta elettronica per ricevere la posta ad intervalli opportunamente cadenzati e non in tempo reale. Potranno sembrare scelte un po’ drastiche, ma è scientificamente dimostrato che il multitasking abbassa la produttività, tanto che diverse aziende, anche molto note, limitano a monte la frequenza di ricezione delle e-mail.
Strumenti Office 365 consigliati
In Office 365 potrai gestire le tue e-mail con il classico Outlook e programmarne la ricezione agli orari a te più consoni, evitando di essere disturbato dal continuo arrivo di nuove e-mail. Grazie alla gestione del tuo stato, riconosciuto in tutte le applicazioni della piattaforma (quindi anche nelle chat di Teams) potrai difenderti da chi cerca di distrarti mentre stai svolgendo attività che ti richiedono di mantenere la concentrazione senza interruzioni; chi avesse grande urgenza potrà sempre utilizzare il telefono.
Office 365 può anche modificare automaticamente il tuo stato, impostandolo ad esempio come “occupato” mentre sei in riunione o quando vede che hai pianificato delle attività in agenda; al termine dei tuoi impegni, il tuo stato sarà nuovamente impostato su “disponibile”, in modo che i tuoi colleghi sappiano che possono contattarti senza problema.
Consiglio NR.2: programma la tua giornata e le tue attività lavorative
La maggiore libertà offerta dallo smart working richiede di essere gestita con metodo, se vuoi raggiungere correttamente e puntualmente gli obiettivi prefissati. Soprattutto quando lavori da casa, il rischio di perdere tempo e concentrazione è sempre dietro l’angolo; per risolvere questo problema ed essere produttivo anche lavorando da casa, il consiglio è quello di pianificare le tue attività.
Innanzitutto devi classificare le attività, definendo se sono urgenti o meno urgenti, e se sono importanti o meno importanti: potrai posizionarle in questo modo in uno schema a quattro quadranti (matrice di Eisenhower) che ti aiuterà a definire le giuste priorità.
Il secondo passaggio è quello di creare delle to-do list (o “liste delle cose da fare”): si può utilizzare un semplice foglio di carta, oppure una delle tante applicazioni disponibili per pc o smartphone, oppure sistemi più evoluti dedicati a chi lavora su progetti particolarmente complessi.
Le to-do list vanno riordinate ogni giorno: c’è chi preferisce prendersi dieci minuti per farlo ad inizio giornata, altri invece preferiscono farlo a fine giornata. È sicuramente una scelta soggettiva, anche se impostare una routine di chiusura della giornata lavorativa, marcando le attività terminate quel giorno e preparando in modo chiaro le attività per il giorno successivo, aiuta il cervello a fare pulizia tra tutte le idee in sospeso, ponendosi nella condizione migliore per consentirti di staccare meglio ed affrontare in modo più rilassato la parte rimanente della giornata. Inoltre, il mattino successivo, potrai “ripartire di slancio” con le attività che avevi già predisposto la sera prima.
Strumenti Office 365 consigliati
Su questo aspetto gli strumenti che Office 365 sono molteplici. Potrai contrassegnare le tue e-mail in Outlook e il sistema le inserirà automaticamente nelle attività da fare; questo è lo strumento più basico, ma anche il più semplice e rapido. Lo step successivo è Microsoft To Do, un efficace strumento per gestire una to-do list, molto pratico per gestire la propria produttività personale.
Se lavori in gruppo, puoi utilizzare Microsoft Lists, che ti permette di creare to-do list di gruppo impostate come meglio preferisci. Potrai visualizzare le liste in diversi modi, come semplici elenchi o posizionate all’interno di un calendario; potrai anche condividere le tue attività con i colleghi all’interno di Microsoft Teams.
In contesti progettuali, potrai utilizzare invece Planner: questo software consente a te e al team di progetto di pianificare le attività in modo assolutamente flessibile. Planner è la versione digitale di una lavagna con appiccicati dei post-it, che possono essere spostati man mano che le attività vengono svolte. Anche le bacheche di Planner possono essere condivise all’interno di Teams.
Infine, se hai necessità di svolgere attività di project management spinto, si passerà al prodotto di punta di Microsoft, ossia Microsoft Project. Questo potente software offre tutte le funzionalità per lavorare alla pianificazione di progetti complessi, gestendone le risorse, i tempi i costi e la programmazione.
Consiglio NR.3: datti dei limiti, prenditi le giuste pause e fai un po' di movimento
Torniamo al benessere fisico: se vuoi mantenere un alto livello di efficienza e produttività, è fondamentale darsi dei limiti (ossia non lavorare H24) e prendere delle pause. I ritmi lavorativi oggigiorno sono spesso frenetici, quindi è necessaria disciplina anche nell’imporsi i corretti limiti d’orario e qualche pausa, stabilendo alcune regole personali. Questo ti permetterà di bilanciare correttamente la vita privata ed il lavoro.
Per quanto riguarda le pause, potresti ad esempio staccare per dieci minuti ogni ora, oppure dopo ogni meeting online, o ancora dividere il tuo lavoro in slot e prendere una pausa alla fine di ogni slot.
Da evitare assolutamente, tranne quando non ci siano alternative, l’organizzazione di meeting o chiamate ad orari adiacenti: se finisci una riunione ad un certo orario, non pianificare mai l’inizio della successiva a quello stesso orario. Ti ritroverai altrimenti a saltare senza tregua da una riunione all’altra, entrando in un tunnel che non ti consentirà né di dedicare il tempo necessario ad eventuali azioni o comunicazioni relative alla riunione appena terminata, né a rilassare un attimo la mente… non riuscirai nemmeno a prenderti un caffè!
Infine, perché non approfittare della situazione lavorativa più flessibile per fare un po’ di movimento? Una passeggiata all’aperto o una breve sessione di stretching sono un toccasana per il corpo e per la mente. Il web è pieno di video tutorial che potrebbero esserti di ispirazione: dai workout più impegnativi dedicati a chi è più in forma, fino alla ginnastica da divano, per chi preferisce un’attività fisica… decisamente più soft.
Strumenti Office 365 consigliati
Sebbene per l’autodisciplina e per l’attività fisica Microsoft non abbia ancora pensato a strumenti specifici, un uso corretto dell’agenda ti permetterà di programmare le tue pause e l’estensione della tua giornata lavorativa.
La subscription a Office 365 ti offre anche l’utilissimo MyAnalytics, che ti dà consigli settimanali su come aumentare la produttività e il tuo livello di benessere, segnalandoti ad esempio che rispondi troppo velocemente alle e-mail (segno che le stai controllando troppo di frequente), rilevando che non pianifichi in agenda momenti per la tua attività produttiva senza distrazioni, proponendosi per aiutarti nel programmare questi momenti e addirittura inserendoli in agenda al posto tuo, se lo vorrai!
Consiglio NR.4: rimani in contatto con i tuoi colleghi
Per evitare che lo smart working diventi isolamento, il consiglio è quello di ricordarti sempre che relazionarsi con gli altri è di fondamentale importanza, certamente per lo svolgimento delle normali attività lavorative, ma anche per scambiare due chiacchiere come capita quando si è in ufficio e per mantenere vivo quello spirito di squadra che costituisce (o dovrebbe costituire) l’anima di ogni organizzazione.
Approfitta quindi di ogni occasione per mantenere attive le tue relazioni: fissa dei meeting periodici di allineamento, individua progetti e attività su cui collaborare in team, utilizza delle chat tematiche per condividere idee e proposte. Invece di inviare una fredda e-mail, prova a contattare i colleghi in audio o video chiamata: oltre al contatto umano, scoprirai che parlando ci si capisce meglio e più velocemente.
Cerca di curare anche gli aspetti social, magari organizzando un aperitivo virtuale o un meeting online per festeggiare il compleanno di un collega o qualsiasi altra idea possa venirti in mente per creare un momento di svago e socialità.
Strumenti Office 365 consigliati
In Office 365 tutti gli strumenti consentono in modo nativo di lavorare con i tuoi colleghi. Per quanto riguarda però gli aspetti social, ci sono alcune specifiche applicazioni che tornato particolarmente utili.
Innanzitutto parliamo di Teams, che ti permette di chattare con i colleghi, ma anche di effettuare chiamate audio (che di fatto sostituiscono il “vecchio” telefono) e video meeting online, sia one-to-one che di gruppo. Con Teams puoi raggiungere i tuoi colleghi ovunque essi si trovino, visto che oltre alla versione per PC esiste anche la app per smartphone, per poter rimanere in contatto anche quanto non sei al computer.
Altra applicazione che esalta gli aspetti social è Yammer, un social network aziendale, nato proprio per favorire gli aspetti di comunicazione trasversale all’interno delle organizzazioni. Yammer può essere utilizzato sia su temi professionali, sia per condividere tematiche più generali: l’alternativa digitale alle due chiacchiere davanti alla macchinetta del caffè.
Consiglio NR.5: scegli gli strumenti giusti per collaborare al meglio
Così come nell’ambiente reale hai organizzato per bene la tua postazione di lavoro, tenendo a portata di mano tutto ciò che ti è necessario per operare comodamente, allo stesso modo dovrai fare per la tua postazione di lavoro virtuale (o virtual workplace).
In particolare dovrai accertarti di poter accedere facilmente ai tuoi file e ai software che normalmente utilizzi. I link ai tuoi applicativi preferiti dovranno essere immediatamente raggiungibili dal tuo PC; l’ideale sarebbe che degli stessi applicativi fosse disponibile la versione per smartphone, in modo da poter lavorare senza problemi anche in mobilità.
I files su cui lavori, da solo e soprattutto in team, dovranno essere accessibili ovunque tu ti trovi e dovrà essere facile poterli condividere al meglio con i colleghi ed eventuali collaboratori esterni.
Tirando le somme di tutto, è chiaro che l’ideale sarebbe avere a disposizione un ecosistema virtuale dove applicativi e files siano sempre disponibili in cloud: questo può essere realizzato con le cosiddette VDI (Virtual Desktop Infrastructure) che però richiedono alle organizzazioni una gestione particolarmente complessa, oppure tramite piattaforme di collaboration come Microsoft Office 365.
Strumenti Office 365 consigliati
Microsoft Office 365 offre in cloud tutti i classici applicativi di Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, ecc.) e molti altri utili applicativi. Ogni app è installabile sul tuo PC, oppure la potrai utilizzare direttamente tramite il tuo browser web; inoltre è presente la versione per smartphone di tutti i principali applicativi. Dal sito www.office.com accederai ad un pannello da dove potrai lanciare tutte le app e accedere a tutti i tuoi files.
A proposito di files: con la sottoscrizione Office 365 avrai automaticamente a disposizione tramite OneDrive 1 TB (1 Terabyte, corrispondente a 1024 Gigabyte) di spazio in cloud dove archiviare tutti i tuoi dati. Oltre a questo spazio, la tua organizzazione avrà a disposizione altri Terabyte dove memorizzare i dati condivisi all’interno dei reparti o dei team di lavoro, tramite SharePoint e Teams.
Tramite Teams potrai contemporaneamente: lavorare sui files dei progetti in cui sei coinvolto, contattare colleghi e collaboratori tramite audio o video chiamate e meeting, creare dei calendari di team e collegare ad ogni team tutte le risorse (applicativi o dati) necessarie ad operare.
Con le funzioni avanzate potrai fare cose irrealizzabili attraverso un tradizionale file server: essere avvisato se qualcuno sta modificando uno o più files che avevi messo sotto controllo, lavorare contemporaneamente ad uno stesso file vedendo in tempo reale le modifiche apportate dai colleghi, risalire a tutti i precedenti salvataggi di uno specifico file, come se avessi a disposizione una sorta di macchina del tempo.
Conclusioni
Le moderne piattaforme di collaboration, e in particolare Microsoft Office 365, offrono tutti gli strumenti necessari per lavorare al meglio, sia che ti trovi in ufficio, sia che tu sia in smart working.
Si tratta di sistemi il cui utilizzo è semplice e piacevole, ottimi per la collaborazione all’interno di organizzazioni di ogni tipo e dimensione. La quantità di strumenti presenti permette, quando si arriva a padroneggiarne anche le funzionalità più evolute, di aumentare notevolmente la produttività personale e dei team di lavoro.
Come tutti i sistemi diffusi a livello di organizzazione, è importante che siano configurati con attenzione e competenza, per garantire prestazioni, conformità e sicurezza informatica. E per massimizzare i vantaggi offerti dalla piattaforma.
Per questo motivo l’ultimo consiglio, se hai un’azienda o se sei tra i decisori aziendali, è quello di introdurre la piattaforma Microsoft Office 365 affidandoti ad un partner specializzato, che potrà occuparsi della configurazione iniziale e del successivo mantenimento, in autonomia o in collaborazione con il reparto IT della tua azienda.
