Il Covid ha impresso nella mente di tutti noi che il cambiamento è dietro l’angolo e, a volte, è repentino.
Molte aziende hanno dovuto modificare il proprio modo di lavorare per adattarsi alla realtà mutata ma, superata l’emergenza, sono tornate al passato senza continuare il percorso intrapreso verso il digitale.
Nonostante questo, la pandemia ha accelerato la digitalizzazione, ponendo un quesito fondamentale per le aziende: “lo stiamo facendo nella maniera giusta?”
Cos'è un processo digitale?
Per prima cosa, ricordati che possiamo considerare un processo digitale, solo se le informazioni che lo riguardano:
- Si usano digitalmente
- Sono elaborate automaticamente
- Si basano sullo scambio tra sistemi IT collegati tra di loro
La domanda che dovremmo farci per analizzare il nostro caso specifico è: i processi che abbiamo già digitalizzato in azienda, rispettano questi requisiti?
Vediamo 5 consigli per rispondere in maniera positiva a questa domanda. Per farlo in maniera semplice prendiamo come riferimento un’azienda immaginaria che desidera digitalizzare la gestione dei rimborsi chilometrici dei dipendenti.
1) Ottimizzare i processi al contesto aziendale
La digitalizzazione non è “fare come prima, ma in digitale”. Non è, ad esempio, archiviare i documenti dei rimborsi chilometrici in pdf, anziché stamparli.
I processi vanno interamente ripensati per poterli ottimizzare al nuovo contesto. Diversamente, aumenteranno le inefficienze.
Pensa a quanti file pdf vengono comunque stampati e utilizzati in formato cartaceo anziché in digitale perché è necessario apporvi una firma su carta per approvazione. Procedendo in questo modo, la digitalizzazione non permetterà di risparmiare, anzi, le maggiori stampe che si generano andranno ad aumentare i costi nascosti.
2) Sfruttare i vantaggi della digitalizzazione
Per il successo della digitalizzazione è fondamentale sfruttare i vantaggi generati dall’abbandono di strumenti non digitali. Nel nostro esempio: se l’intero processo di gestione dei rimborsi km dei dipendenti venisse digitalizzato utilizzando un sito web/app mobile, i dipendenti potrebbero caricare le note spese direttamente da app, risparmiando tempo e riducendo gli errori.
3) I processi interamente digitali possono essere robotizzati
In realtà è più un promemoria, che un consiglio, ma non trascuratelo. Moltissime operazioni semplici e ripetitive su dati strutturati possono essere facilmente automatizzate. Ad esempio, la nostra azienda potrebbe creare una semplice automazione che raccolga da tutti i file Excel dei rimborsi, gli importi da riportare in busta paga e che li possa immediatamente trasmettere al reparto HR. Anche in questo caso i vantaggi principali sono l’azzeramento degli errori e la riduzione delle ore uomo dedicate ad attività a basso valore aggiunto.
4) Condividi la digitalizzazione
Coinvolgi fornitori, clienti e i collaboratori nella digitalizzazione dei processi aziendali, ci saranno vantaggi per tutti.
Ad esempio, il tuo consulente del lavoro risparmierà tempo e ridurrà gli errori grazie alla ricezione digitale e strutturata dei dati dei rimborsi.
5) Prevedi un budget per la digitalizzazione
Stanzia il budget adatto ai progetti di digitalizzazione. L’innovazione è costosa in termini di denaro e tempo, ma garantisce un ritorno enorme sugli investimenti fatti. Questo ritorno non è sempre facilmente misurabile con metriche tradizionali e prevede anche benefici immateriali come un nuovo approccio delle persone al proprio lavoro, che consentirà di affrontare con grande entusiasmo nuovi progetti.
Puoi applicare questi consigli alla digitalizzazione dei tuoi processi, siano essi processi operativi, gestionali o manageriali.
Si tratta di una trasformazione culturale e di metodo del modo di lavorare che utilizza la tecnologia come fattore che favorisce la semplificazione e rende più agili tutte le attività aziendali, riducendo rischi, costi e aumentando l’efficienza.
Se stai cercando una guida nel mondo dell’informatica, della protezione dei dati aziendali nella scelta delle soluzioni migliori per la tua attività, puoi sempre contare sul team di Integra.
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