La gestione delle procedure ha seguito l’evoluzione tecnologica e si è adeguata al mondo digitale. La intranet aziendale è un must per ogni azienda che voglia gestire in maniera ordinata documenti, procedure e notizie aziendali.
Ma facciamo un passo indietro. Vi ricordate com’era solo fino a qualche anno fa?
Chi ricorda la fine degli anni 90 e i primi anni del 2000, sicuramente si ricorda delle prime reti di computer in ufficio, le prime cartelle condivise dove dentro venivano inseriti migliaia di file suddivisi in centinaia di cartelle.
Era appena iniziata una rivoluzione, ma eravamo solo all’inizio e le cose che ancora c’erano da fare non le immaginavamo neanche.
Gestione delle procedure
Non esisteva un approccio standard riguardo alla distribuzione delle procedure.
C’era chi le metteva in una di quelle centinaia di cartelle e mandava una mail a tutti i dipendenti per comunicare il percorso della cartella nel caso avesse bisogno di una specifica procedura; questo manteneva il documento originale centralizzato, ma creava problemi a chi lavorava magari in un ufficio distaccato e non riusciva ad accedere al server interno.
C’era invece chi mandava una mail con tutti gli allegati (tralasciamo che spesso si cercava di mandare via più di 100MB come allegato), così ognuno riceveva i documenti tramite la mail, poi però vi erano copie di questi documenti salvati ovunque, in modo disordinato, oppure tenuti (e dimenticati) nella mail stessa.
Invio delle news
E cosa dire delle “News” dell’azienda? Diffuse a mezzo carta, magari anche impaginate bene come un giornalino; oppure mandate via mail ai dipendenti come documento pdf (tralasciamo sempre il discorso delle dimensioni dei file).
E questi sono solo due esempi di come, la comunicazione aziendale, fosse ancora inefficiente e disorganizzata.
Cosa cambia con l'avvento di Internet
Con l’avvento del web qualcosa iniziò a cambiare, oltre ai siti pubblici “vetrina” dell’azienda, si iniziò a pensare a siti aziendali privati. Nacquero così i primi portali intranet, veri e propri siti, accessibili solo con le credenziali aziendali, nei quali venivano accentrate tutte le informazioni e i contenuti fulcro dell’azienda; dalla pagina delle procedure aziendali all’elenco dei gestionali, dalle news interne all’azienda ai form per l’automazione delle richieste aziendali.
Le prime Intranet erano progetti dispendiosi, in termini di tempo, di risorse e di costi:
- di tempo perché per progettare l’infrastruttura della Intranet, deciderne i contenuti, svilupparne il portale e tutte le integrazioni necessarie per “agganciare” i gestionali aziendali occorrevano settimane se non mesi;
- di risorse perché oltre a quelle umane necessarie per tutta la progettazione e lo sviluppo, era necessario anche tutta l’infrastruttura IT per ospitare il portale (server, firewall per la sicurezza, Nas per ospitare i documenti);
- di costi perché tutte le risorse umane e tecnologiche, impiegate per settimane su progettazione e sviluppo facevano salire considerevolmente il costo del progetto.
Le soluzioni di oggi
Fortunatamente l’innovazione tecnologica e digitale ci permette di osservare oggi uno scenario decisamente migliore. In particolare mi riferisco alla possibilità di appoggiarsi a software di ultima generazione, come Microsoft 365.
Adottando Microsoft 365, infatti, l’azienda non solo può sfruttare tutte le potenzialità di Microsoft Exchange per la posta, di Word, Excel e Outlook, ma può disporre anche di Sharepoint Online.
Sharpoint è una piattaforma web di CMS, sviluppata da Microsoft fin dal 2001 in versione on-prem e inserita poi nella suite Microsoft 365 con la versione Sharepoint Online.
I vantaggi dell’utilizzo di Sharepoint Online sono molteplici:
- Sicurezza integrata con Azure AD; tutti gli account sono quindi sincronizzati con gli utenti di dominio e i permessi di accesso possono essere gestiti tramite gruppi di sicurezza.
- Nessuna infrastruttura IT necessaria. I server e la sicurezza sono tutti in cloud gestiti da Microsoft
- Piena integrazione con gli strumenti della suite Microsoft 365. Con Sharepoint Online è possibile utilizzare strumenti come Word ed Excel, ma è anche possibile utilizzare la ricerca full-text di Microsoft 365, per cercare documenti, contatti e tutto quanto è contenuto nell’infrastruttura aziendale per la quale si ha accesso.
- Facilità di implementazione. Creare e condividere contenuti su Sharepoint Online non è mai stato così facile grazie ai template di pagina preimpostati e ai plugin che permettono di integrare funzionalità aggiuntive, come ad esempio l’elenco dei link utili, oppure il widget delle Notizie.
- Possibilità di creare contenuti misti, sia ad accesso protetto, sia ad accesso pubblico, per permettere l’interazione non solo tra colleghi ma anche con gli stakeholder.
Questi sono solo alcuni dei vantaggi che offre Sharepoint Online.
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