Libro Soci, convocazione assemblea, Quote, Azioni, Soci ordinari, in formazione, sovventori, volontari: sono termini all’ordine del giorno per chi lavora in una cooperativa, un’associazione o una S.P.A., ancora di più per chi amministra questi tipi di aziende e deve quindi adempiere ad obblighi fiscali e gestionali.
Tra gli obblighi gestionali, oltre ai verbali di Consiglio e di Assemblea, vi è il Libro (o registro) dei Soci.
Il Libro Soci contiene una grande mole di dati relativi ai Soci e deve essere continuamente aggiornato. Dati anagrafici, numero di matricola, data di associamento, data di dissociamento, quote (o azioni) sottoscritte e pagate.
Tutte queste informazioni, inizialmente venivano scritte su registri cartacei. Chi era addetto alla tenuta del registro doveva, periodicamente, scartabellare il libro per cercare la riga del socio su cui registrare una variazione. Questo procedimento richiedeva un grande dispendio di tempo. Un altro aspetto negativo del Libro Soci cartaceo era sicuramente l’impossibilità di produrre resoconti riassuntivi.
Oggi l’informatizzazione dei processi ci aiuta ad avere una gestione facile e ordinata del Libro Soci. Mantenere il Libro Soci, convocare l’assemblea dei Soci via mail, produrre dei riepiloghi periodici relativi a capitale sociale sottoscritto e versato; InSoci rende queste procedure semplici e intuitive.
Vediamo come si comporta InSoci concretamente.
Gestione dei soci
L’elenco dei soci permette una gestione rapida di tutte le registrazioni di variazioni quali appunto l’associamento, il dissociamento, i versamenti di quota ed eventuali cambi di dati anagrafici.
Ad ogni Socio è associata la sua situazione con tutti i suoi movimenti. In questo modo si evita il disperdersi di informazioni.
Inoltre, è possibile creare elenchi personalizzati tramite i filtri per colonna ed estrapolare i dati in qualunque tipo di formato (pdf, xls, csv, xml) per poterli elaborare a proprio piacimento.
Con InSoci è possibile gestire la comunicazione con i Soci tramite e-mail; dalla convocazione dell’assemblea dei Soci all’invio di report con il riepilogo della posizione del Socio.
Questo permette di eliminare carta e lavoro; e sostituirli con pochi semplici click.
